Plus de 25000 km / an réalisés par les agents d’Annemasse Agglo en autopartage
Annemasse Agglo, rationaliser les déplacements des agents
Finalité : dynamique de développement suivant des modes de production et de consommation responsables
Annemasse Agglo dispose de 2 salles permettant l’organisation de réunions en web-conférence pour éviter le déplacement des participants. Dans la même logique, le service informatique privilégie l’assistance et le dépannage des utilisateurs à distance pour limiter les déplacements au sein de l’agglomération.
Enfin, en 2016, un service d’autopartage, privé et professionnel, a été mis en place par Annemasse Agglo. L’une des stations d’autopartage est installée devant l’Hôtel d’Agglomération et équipée de 2 voitures, dont une électrique. Les agents d’Annemasse Agglo veillent à utiliser en priorité ce service d’autopartage pour leurs déplacements professionnels si les véhicules sont disponibles. La voiture du président a été mise à disposition du service d’autopartage pour assurer son utilisation. Le changement d’habitude s’est bien effectué et les utilisateurs sont satisfaits par ce nouveau fonctionnement. Chaque année les inscriptions au service d’autopartage sont relancées auprès des salariés, et de nouvelles cartes sont faites.
Annemasse Agglo participe aux frais des agents utilisant les transports en commun pour aller de leur domicile au travail.
Par ailleurs, il est souhaité de développer des formations sur site pour limiter les déplacements des agents. En cas de formation externe, le recours au véhicule de service est autorisé pour le co-voiturage.
25 mètres linéaires d’archives éliminés
Annemasse Agglo, une gestion des archives raisonnée
Finalité : dynamique de développement suivant des modes de production et de consommation responsables
En 2018, le service des archives d’Annemasse Agglo a procédé à l’élimination réglementaire de près de 25 mètres linéaires d’archives publiques, permettant à la fois de limiter les coûts de stockage de papier et de valoriser leur destruction par le chauffage de bâtiments collectifs à Bellegarde.
Depuis plus de 10 ans, ce service sensibilise les agents à réduire leur production de documents papiers et électroniques en double ou inutiles, à engager des réorganisations voire des projets de dématérialisation. Le service accompagne ainsi les directions, les établissements et les autres services d’Annemasse Agglo pour la refonte de leurs arborescences bureautiques, notamment à la faveur de changements organisationnels ou de déménagements.
De manière plus transverse, le service des archives engage en 2018, en appui à la Direction des Systèmes d’Information et Usages numériques (DSIUN), une réflexion sur la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique (SAE) mutualisé. Le périmètre du projet et le plan d’actions sera défini au cours de l’année 2019, dans le cadre d’une assistance à maîtrise d’ouvrage. Le lancement du SAE, en phase test, est prévu en 2020 pour Annemasse Agglo et la ville d’Annemasse, et dans un second temps à l’échelle de l’ensemble du territoire de l’intercommunalité annemassienne.
1000 actes administratifs par an
Annemasse Agglo, l’accès aux documents privilégié par voie électronique
Finalité : dynamique de développement suivant des modes de production et de consommation responsables
Annemasse Agglo prend environ 1000 actes par an, à savoir les délibérations du Conseil Communautaire et du Bureau communautaire, les décisions du Président ou encore les arrêtés d’administration. Depuis plusieurs années, la dématérialisation du contrôle de légalité a été mise en place pour tous les actes d’Annemasse Agglo (à l’exception des pièces budgétaires et des pièces des marchés).
L’intranet des services et élus communautaires, accessible aux Directeurs Généraux des Services des 12 communes du territoire, assure un accès direct et facile à de nombreuses informations : l’ensemble des documents préparatoires, les délibérations, les décisions, les arrêtés, les comptes rendus des commissions thématiques, les délégations, les représentations dans plus de 100 structures ou organismes et leur descriptif, les plannings des réunions et manifestations de l’agglo, une revue de presse et les publications dématérialisées de l’agglo.
La mise en place du logiciel courrier a également pour effet de diminuer le nombre de copies.
Le service des affaires générales a d’autres projets pour l’avenir. La mise à disposition de tablettes aux élus est étudiée afin de réduire de manière significative la production de photocopies pour la prochaine mandature.
Le reconditionnement du matériel informatique au service de l’économie circulaire
Finalité : préservation de la biodiversité, protection des milieux et des ressources
Annemasse Agglo travaille avec AfB France, société spécialisée dans le reconditionnement informatique. La société collecte, auprès des entreprises et collectivités, les équipements qui ne sont plus adaptés aux besoins et donc voués à être détruits.
Ces matériels sont reconditionnés pour leur donner une deuxième vie afin, dans une logique de démarche d’économie circulaire, de les revendre à moindre coût. De plus, AfB France, par son statut d’entreprise adaptée, emploie essentiellement des personnes en situation de handicap.
37 offres dématérialisées sur novembre et décembre
La procédure de passation des marchés publics d’Annemasse Agglo favorise la dématérialisation
Finalité : dynamique de développement suivant des modes de production et de consommation responsables
La procédure de passation des marchés publics est largement dématérialisée.
Annemasse Agglo s’est engagée à respecter l’obligation réglementaire de réception des offres par voie dématérialisée, dès le 1er octobre 2018. Elle s’est pour cela dotée au printemps 2018 d’un nouveau profil d’acheteur qui a permis de favoriser l’effort de dématérialisation. Ce nouvel outil permet aux entreprises de signer le marché si elles disposent d’une signature électronique. Les signataires habilités pour Annemasse Agglo disposent également d’une telle signature.
L’outil permet également de notifier les marchés par lettre recommandée électronique. Les conséquences sont notamment une production de papier nettement réduite.