La dématérialisation des échanges implique de nouvelles pratiques

La dématérialisation des documents et des processus représente des enjeux économiques, sociaux et technologiques majeurs pour notre société.

Elle nécessite d’être pensée dans une logique réellement globale pour fonctionner correctement. C’est aussi un de ces rares cas où les efforts consentis pour passer à la dématérialisation amènent rapidement des retours positifs en termes de traçabilité documentaire (minimisation des pertes), rapidité d’accès à l’information, sécurité des échanges et surtout économies à court terme.

C’est dans ce contexte global de dématérialisation qu’Annemasse Agglo a déployé en 2019 deux logiciels :

• MAARCH pour l’enregistrement des courriers arrivée et la gestion des courriers départ,
• WEBDELIB pour la gestion des délibérations du conseil communautaire et du bureau communautaire et des décisions du président (actes de collectivités).

Ces logiciels mettant en place des circuits de validation avec lesquels les services ne sont pas coutumiers, le concours de la DGS a été précieux pour installer de nouvelles pratiques. Cette évolution signe la fin du papier, que vient conforter l’équipement futur des élus en tablettes numériques pour l’accès aux documents des instances.