Modernisation informatique et numérique en interne

En 2019, on a assisté à la relocalisation des équipes dédiées à la Direction du Système d’Information et des usages numériques (DSIUN) sur un seul et même site avec, à la clé, un management plus efficace, un suivi des projets cohérent, et une meilleure cohésion d’équipe. Parallèlement, le centre d’assistance informatique a pu traiter les demandes et incidents en lien plus étroit avec le reste de la DSIUN, au bénéfice du nombre et de la qualité des suivis réalisés : le nombre de tickets traités est passé de 2629 en 2018 à 1763 en 2019. Cela grâce à un travail de pédagogie mais aussi à une amélioration des processus et la mise en œuvre effective de ce centre d’assistance commun.

Enfin, un marché de fournitures informatiques mutualisé Ville et Agglo, en groupement de commandes avec le CIAS, la Ville de Gaillard et le Pôle métropolitain, a été mis en place. La stabilisation des équipes suite à la mutualisation Ville & Agglo actée en 2018 a permis par ailleurs une accélération de la dématérialisation des services et procédures.

Loin de voir l’obligation de dématérialisation comme une contrainte, car devant se mettre en conformité, Annemasse Agglo a su tirer parti et bénéfice de la réglementation, en en faisant une opportunité d’optimisation. L’arrivée de logiciels de gestion permet d’organiser et structurer plus aisément services et missions. Et cela tout en satisfaisant les administrés et en réduisant les dépenses. Un logiciel de gestion choisi de façon pertinente, et tout aussi bien maîtrisé, offre en effet des gains de productivité incontestables.

Côté Agglo, Webdelib (logiciel de gestion des délibérations), Pastell (hub de dématérialisation) et Maarch Courrier (logiciel de gestion électronique du courrier) ont été sélectionnés et mis en œuvre.

Pour la Ville, on a lancé le déploiement du logiciel Virtuose et de la plateforme Espace citoyens premium pour la mise en place de formulaires de demandes dématérialisées à destination des usagers. Toujours à la Ville, le logiciel Kelio Pro Plus permet désormais aux agents de gérer les temps administratifs (permettant notamment la dématérialisation des demandes de congés).

La mutualisation gagne également du terrain en termes de logiciels, avec des réflexions sur les outils qu’il est possible de mettre en commun. De 92 applicatifs gérés en 2018, on est passé à 88 en 2019. On améliore aussi le relais auprès des utilisateurs en identifiant pour chaque outil un référent qui connait les usages et finalités de l’outil et qui forme un binôme essentiel avec l’administrateur technique de la DSIUN. On compte 52 référents en 2019 contre 48 en 2018. Pour rappel, les administrateurs techniques sont 4 au sein de la DSIUN, et gèrent en moyenne un peu plus de 20 applicatifs chacun.

L’acquisition d’un Système d’archivage électronique mutualisé est en cours, et sera un vrai aboutissement pour la dématérialisation en cours dans les deux collectivités. Également marqueur de l’année 2019, le déploiement du nouveau logiciel SIG (système d’information géographique), socle de la connaissance du territoire, qui a absorbé une grande partie des ressources de l’équipe SIG pour mettre en œuvre la nouvelle plateforme et migrer les bases de données.